Als ukrainisches Unternehmen, das Dienstleistungen oder Waren in der Europäischen Union (EU) anbietet oder personenbezogene Daten von Personen aus der EU verarbeitet, gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch für Sie. Besonders relevant: Die Bestellung eines EU-Vertreters nach Art. 27 DSGVO – eine Pflicht, sobald Ihr Unternehmen keine Niederlassung in der EU hat. Erfahren Sie, wie Sie als Non-EU-Unternehmen mit einem professionellen EU-Vertreter Compliance sicherstellen und das Vertrauen Ihrer europäischen Partner gewinnen.
Was ist ein EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO?
Der EU-Vertreter ist Ihre offizielle Anlaufstelle innerhalb der Europäischen Union in Datenschutzfragen. Er vertritt ukrainische Unternehmen, die kein Büro oder Tochterunternehmen innerhalb der EU besitzen, aber Waren oder Dienstleistungen im EU-Raum anbieten oder Daten von Personen in der EU verarbeiten.
Art. 27 DSGVO verpflichtet Nicht-EU-Unternehmen zur Benennung eines Vertreters, wenn sie personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeiten. Typische Beispiele sind IT-Dienstleister, E-Commerce-Shops, Outsourcing-Agenturen oder SaaS-Anbieter aus der Ukraine.
Wann ist ein EU-Vertreter für ukrainische Unternehmen Pflicht?
Nutzen Sie die folgende Checkliste, um zu prüfen, ob Ihr Unternehmen betroffen ist:
- Sie haben keinen Sitz oder keine Niederlassung in der EU.
- Sie bieten Waren oder Dienstleistungen an Personen in der EU an (z. B. über Online-Shops, Apps oder Plattformen).
- Sie beobachten oder analysieren das Verhalten von Personen in der EU (z. B. durch Tracking, Webanalyse oder gezieltes Marketing).
Auch kleinere Unternehmen und Start-ups aus der Ukraine sind oft von dieser Pflicht betroffen!
Aufgaben und Vorteile eines EU-Vertreters
- Kommunikation mit Aufsichtsbehörden: Der Vertreter ist erster Ansprechpartner bei Anfragen und Prüfungen.
- Anlaufstelle für Betroffene: Personen in der EU können sich direkt an den Vertreter wenden, um Auskunft oder Löschung ihrer Daten zu verlangen.
- Bereithaltung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten: Der Vertreter verwaltet die relevanten Dokumentationen gegenüber Behörden.
- Unterstützung bei der Umsetzung der DSGVO-Compliance: Professionelle Beratung hilft, Bußgelder zu vermeiden und Prozesse rechtskonform zu gestalten. Mehr dazu: DSGVO-Compliance-System für ukrainische Unternehmen.
Ihr Vorteil: Mit einer DSGVO-Vertretung zeigen Sie Ihren europäischen Partnern, dass Ihnen Datenschutz und Compliance wichtig sind – das schafft Vertrauen und Wettbewerbsvorteile.
So läuft die Zusammenarbeit ab
- Erstgespräch: Klären Sie, ob Ihr Unternehmen zur Bestellung eines EU-Vertreters verpflichtet ist.
- Vertragsabschluss: Legen Sie gemeinsam Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Informationsflüsse fest.
- Kommunikation: Der EU-Vertreter wird auf Ihrer Webseite und in Ihrer Datenschutzerklärung genannt.
- Laufende Betreuung: Sie erhalten Unterstützung bei Anfragen, Audits sowie beim Aufbau und der Pflege des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten.
FAQ zum EU-Vertreter für ukrainische Unternehmen
Muss jedes ukrainische IT-Unternehmen einen EU-Vertreter bestellen?
Nur wenn Sie personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeiten oder dort Leistungen anbieten.
Was passiert, wenn kein Vertreter bestellt wird?
Es drohen hohe Bußgelder sowie Vertrauensverlust bei europäischen Kunden und Partnern.
Gilt die Pflicht auch bei gelegentlicher Geschäftstätigkeit in der EU?
Nicht unbedingt. Nach Art. 27 Abs. 2 lit. a DSGVO entfällt die Pflicht, wenn die Verarbeitung nur gelegentlich erfolgt, keine umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten (Art. 9) oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Art. 10) einschließt und unter Berücksichtigung von Art, Umständen, Umfang und Zwecken voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt. Die Ausnahme ist eng auszulegen: Wer sein Angebot regelmäßig auf den EU-Markt ausrichtet, verarbeitet in der Regel nicht nur gelegentlich.
Wie schnell muss ein EU-Vertreter benannt werden?
Unverzüglich, sobald Sie unter die Vorgaben der DSGVO fallen.
Ist der EU-Vertreter das gleiche wie ein Datenschutzbeauftragter?
Nein, ein EU-Vertreter ist eine andere Rolle als der Datenschutzbeauftragte (Data Protection Officer).
Wie wählt man einen EU-Vertreter aus?
Der Vertreter muss in einem der Mitgliedstaaten niedergelassen sein, in denen sich die betroffenen Personen befinden, deren Daten Sie verarbeiten (Art. 27 Abs. 3 DSGVO). Achten Sie außerdem auf Erfahrung im Datenschutzrecht, Erreichbarkeit in den Sprachen Ihrer Kunden und der Aufsichtsbehörden sowie auf eine klare vertragliche Regelung von Aufgaben und Informationsflüssen.
Noch Fragen?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Pflichten für Ihr Unternehmen gelten – unverbindlich, auf Deutsch, Englisch oder Ukrainisch.